I alla stora och komplexa projekt är hanteringen av ekonomi och kostnader avgörande för att säkerställa projektets framgång och lönsamhet. Särskilt när det kommer till samverkansentreprenader, som är vanligt förekommande i denna typ av industriinvesteringar. För att navigera genom dessa utmaningar har vi intervjuat vår konsult och affärschef Jonas Wasserfaller, en erfaren projektledare, som delar med sig av sina erfarenheter och bästa praxis.
Här kommer några tips till dig som vill skapa förutsättningar för en bättre projektekonomi.
Etablering och implementering av uppföljningsbudgetar
”Börja från grunden.” Jonas betonar vikten av att tidigt i projektet skapa en struktur för uppföljningsbudgetar som är anpassad till projektets behov och förväntningar. I samarbete med beställaren och entreprenörerna utvecklar vi en nedbrytning av projektbudgeten för att tidigt kunna identifiera eventuella avvikelser. ”Korrekt och snabb rapportering är avgörande för att upptäcka och hantera avvikelser effektivt.” Arbetet går enklare när man etablerar en god relation mellan aktörerna. Det är ett givande och tagande. Samtidigt ska du som beställare vara tydlig vad som skall ingår och inte ingår i kontraktsarbetet. Motsvarande gäller givetvis entreprenörerna i relation till beställaren, underentreprenörer och leverantörer.
Säkerställande av rätt pris på varor och tjänster
Att säkerställa att projektet betalar rätt pris på varor och tjänster är en utmaning med tanke på den dynamiska naturen hos marknaden. ”Det finns tyvärr aktörer som skickar fakturor där priset du ser på fakturan inte nödvändigtvis är kostnaden som belastar köparen. Men det är en fråga som vi satt ljuset på och som jag tror kommer att bli bättre i framtiden, särskilt i samarbete med byggentreprenörerna som är på frågan i sina led.” Jonas poängterar vikten av att ha robusta inköpsavtal och tillgång till bra benchmarkingkanaler för att hålla sig informerad om marknadspriser och säkerställa konkurrenskraftiga priser genom hela projektet.
Utmaningar med kostnadskontroll
Struktur är nyckeln när det gäller kostnadskontroll i storskaliga projekt, enligt Jonas. En tydlig rapporteringsstruktur är avgörande för att undvika oordning och säkerställa att alla inblandade följer samma riktlinjer. För att hantera den stora mängden fakturor och leverantörer krävs också rätt bemanning för granskning och verifiering. ”Arbetet måste ske löpande och inledas tidigt, annars kommer du på efterkälken och då blir det en mycket lång uppförsbacke resten av projekttiden.”
Integrering av riskhantering för att minimera finansiella överraskningar
Jonas integrerar riskhantering i arbetet genom att kvantifiera och hantera risker både från beställarens och entreprenörens perspektiv. Genom att skapa och underhålla riskpotter kan de minimera negativa finansiella överraskningar och säkerställa projektets framgång, även högre upp i hierarkin. ”Detta är ett dynamiskt arbete, allteftersom du betar av risker kommer du att identifiera nya som också måste värderas och prissättas.” Man måste också ha i åtanke att kostnaderna måste hanteras och risken ligger till syvende och sist hos beställaren, även om den kan vara mer eller mindre dold.
Det går att vända en negativ trend
Att vända en negativ ekonomisk trend kräver hårt arbete och fokus på kostnadseffektiva lösningar.”Om det är turbulent i ett projekt måste man vara på sin vakt så att oseriösa aktörer inte utnyttjar läget. Opportunister finns överallt och vår bransch är inget undantag.” Du som beställare måste ta kontroll och sedan visa att du följer upp kostnader och prognoser. Då stoppar du små blödningar som riskerar att bli stora sår i din projektekonomi. Jonas har samlat lärdomar från många tidigare projekt och påtalar och behovet av kontinuerlig kvalitetskontroll och justering av projektorganisationen för att optimera resurserna.
Avslutningsvis vill Jonas göra ett sista medskick. ”Var proaktiv och disciplinerad i hanteringen av projektets ekonomi för att maximera värdet och minimera riskerna.”
Jonas Wasserfaller
jonas.wasserfaller@coreco.se
0703-45 07 47
