Kostnaderna för att bygga i Sverige är idag svårare att förutse än de var för tio år sedan. Det vet de flesta beställare. Men hur man ska anpassa upphandlingsstrategin till det kostnadsläget är en fråga som ger färre tydliga svar.
Det händer att vi träffar beställare som väntar. De skjuter upp investeringsbeslut i hopp om att kostnadsläget ska stabiliseras, att materialpriser ska falla, att marknaden ska bli förutsägbar igen. Ibland är det rätt beslut. Ofta är det ett beslut som kostar mer än det smakar, inte för att väntan är fel, utan för att den görs utan en aktiv strategi för vad som ska hanteras när projektet väl startar.
En vanlig konsekvens av passivt väntande är att projekteringsarbetet inte heller fortskrider. När beslutet väl tas är projektet lika oförberett som det var ett år tidigare. Kostnadsläget kanske har förändrats något, men möjligheten att påverka kostnaderna var störst i planeringsfasen, och den är nu delvis förlorad.
Byggkostnadsutvecklingen är i stora delar utanför beställarens kontroll. Det finns en rad faktorer i prisutvecklingen som ingen enskild aktör kan påverka. Men det finns också en del beställaren faktiskt kan kontrollera. Det är där upphandlingskompetensen gör skillnad.
Den här artikeln går igenom vad som driver byggkostnadsutvecklingen just nu, vad det innebär för upphandlingsstrategin och vad du som beställare kan göra för att minska exponeringen mot kostnadsrisker du inte kan förutse.
Byggkostnadsindex från SCB mäter prisutvecklingen för material och arbetskraft i byggproduktionen. Det är ett nyttigt referensmått, men det berättar inte hela historien. Kostnadsutvecklingen i ett enskilt projekt styrs av ett bredare antal faktorer.
Perioden efter 2020 markerade ett skifte i hur förutsägbara materialpriser är i bygg- och anläggningsprojekt. Stål, betong, trä, isoleringsmaterial och kablar har alla upplevt prisrörelser som var svåra att förutse ens ett kvartal i förväg. Priserna har stabiliserats sedan toppnivåerna 2022, men volatiliteten är fortfarande högre än den historiska normen.
Det innebär att ett anbud som lämnas idag kan vara svårt att hålla tolv månader framöver. Den beställare som inte hanterar den risken i kontraktsstrukturen bär den helt och hållet själv.
En projekteringsledare på ett fastighetsbolag i Mellansverige berättade om ett projekt som handlades upp med fast pris 2023. Stålpriserna hade precis börjat stiga. Leverantören la in en materialprisklausul i anbudet, något beställaren godtog utan att analysera vad det innebar i kronor. Tolv månader in hade klausulen utlösts två gånger. Kostnadsökningen var 6,3 miljoner kronor på ett kontrakt om 85 miljoner. Kontraktet var formellt korrekt och betalningsskyldigheten var obestridd. Men ingen hade räknat på risken.
En strukturell drivkraft är bristen på kompetent byggarbetskraft i delar av branschen. Lönekostnader för specialiserade yrkesgrupper som installatörer, betongarbetare och maskinoperatörer stiger konsekvent. Det märks inte alltid direkt i BKI-index, men det syns i anbuden.
Byggföretagen rapporterar löpande om arbetsmarknadsläget i sektorn. Situationen varierar regionalt, men den övergripande trenden är att kompetens kostar mer idag än för fem år sedan.
En förändring som skiljer sig från de övriga är hållbarhetskravens påverkan på kostnaderna. Klimatdeklarationslagen, elektrifiering av anläggningsmaskiner och krav på miljöcertifierade material innebär reella kostnadsökningar, men i en storlek som är svår att generalisera. Påverkan beror på projektets karaktär, vilka material som används och hur kraven är formulerade i upphandlingen.
En sak är tydlig: välformulerade hållbarhetskrav kostar i regel mindre än dåligt formulerade. Retroaktiva klimatberäkningar och dokumentationskompletteringar för slutbesked är exempel på kostnader som uppstår när kraven inte planeras in i upphandlingen. Vi har skrivit mer om det i vår artikel om hållbarhetskrav i byggupphandling.
Funderar ni på hur ni bäst hanterar kostnadsutvecklingen i er upphandlingsstrategi? Vi diskuterar gärna er situation. Läs mer om vår rådgivning kring upphandlingsstrategi.
Det korta svaret är att ett volatilt kostnadsläge ställer högre krav på beställarens förberedelse. Det är en paradox som dyker upp med jämna mellanrum: de beställare som har minst resurser att lägga på förarbete är ofta de som betalar mest i form av kostnadsöverskridanden.
Projektets kostnadsexponering formas i stor utsträckning innan det första anbudet är inlämnat. Hur komplett är projekteringsunderlaget? Hur tydligt definierat är projektets scope? Hur är riskerna fördelade i kontraktsstrukturen? Det är frågor som avgör hur stort utrymme det finns för kostnadseskalation när projektet väl är igång.
En upphandlingsstrategi som är väl förberedd minskar risken för de oförutsedda ÄTA-arbeten som driver upp kostnaden. Det är inte en garanti mot kostnadsökningar, men det minskar deras sannolikhet och deras storlek.
En fråga vi ofta möts av är om det finns en optimal tidpunkt att handla upp i ett volatilt kostnadsläge. Det enkla svaret är att det finns faktorer som talar för att handla upp tidigt och faktorer som talar för att vänta. Rätt svar beror på projektet, marknaden och organisationens egna förutsättningar.
Faktorer som talar för tidig upphandling: projektet kan starta snabbt, leverantören kan ta med egna beställningar av material i rätt tid, och anbudskonkurrensen kan vara god just nu.
Faktorer som talar för att vänta: projekteringsunderlaget är inte klart, marknadsläget är osäkert, eller projektet kräver kompetens som för tillfället är svår att hitta.
Det som är säkert är att passivt väntande sällan är en strategi. Att vänta utan att aktivt arbeta med upphandlingsförberedelserna innebär att projektet är lika oförberett om ett år som det är idag.
Kontraktsformen avgör hur kostnadsutvecklingen under projektet påverkar beställaren. Det är en av de viktigaste besluten i upphandlingsstrategin, och ett beslut som ofta fattas utan tillräcklig analys av vad det innebär i ett osäkert kostnadsläge.
Fast pris innebär att beställaren betalar en bestämd summa för ett definierat projektinnehåll. Fördelen är förutsägbarhet: beställaren vet vad projektet kostar och bär inte risken för prisstegringar under projekttiden.
Men fast pris är inte gratis. Leverantören sätter ett pris som inkluderar en riskpremie för de kostnader de inte kan förutse. I ett volatilt kostnadsläge kan den riskpremien vara betydande. Dessutom kräver fast pris ett komplett och väldefinierat projektunderlag. Annars hamnar den odefinierade risken i ÄTA-arbeten och förutsägbarheten är borta.
Löpande räkning innebär att beställaren betalar faktiska kostnader plus ett överenskommet påslag. Det ger transparens kring vad projektet faktiskt kostar, men beställaren bär den fulla exponeringen mot kostnadsutvecklingen under projektet.
Det är en kontraktsform som kan fungera väl i projekt med högt förändringtryck eller med en välkänd leverantör som beställaren har ett etablerat förtroendeförhållande med. Den kräver dock att beställaren har resurser och kompetens att aktivt följa upp kostnaderna under projektets gång.
I projekt med hög osäkerhet kring materialkostnader används ibland en konstruktion där ett visst kostnadselement, exempelvis stål eller koppar, hanteras med en indexklausul, medan resten av kontraktet är fastpris. Det ger en rimlig riskdelning utan att beställaren bär fullt ansvar för prisrörelser i råvaror utanför någons kontroll.
Det är inte en standardlösning, men det är ett exempel på hur kontraktsstrukturen kan anpassas till verkligheten. En inköpskonsult med erfarenhet av upphandling och kontraktsarbete kan hjälpa till att identifiera vilken kontraktsstruktur som passar det specifika projektet.
| Kontraktsform | Beställarens kostnadsexponering | Krav på underlag | Passar när |
|---|---|---|---|
| Fast pris | Låg (om underlaget är komplett) | Högt | Väldefinierat projekt, komplett projektering |
| Löpande räkning | Hög | Lägre | Hög förändringsnivå, etablerat leverantörsförhållande |
| Fast pris med indexklausul | Medel | Högt | Volatila material, lång projekttid |
| Löpande med takpris | Medel | Medel | Osäkert scope med kostnadstak som skydd |
Det är vanligt att beställare fokuserar på ersättningsformen, fast pris eller löpande, och förbiser hur de administrativa föreskrifterna (AF-delen) reglerar kostnadshanteringen under projektet. Vilka poster är indexbundna? Hur hanteras kostnadsförändringar som beror på leverantörens egna val? Hur dokumenteras och godkänns ÄTA-arbeten?
AF-delen är det dokument som operationaliserar kontraktet i det specifika projektet. Det är där riskfördelningen faktiskt definieras i detalj, och det är ett dokument som förtjänar minst lika mycket uppmärksamhet som ersättningsformen. Mer om standardavtalets struktur finns i vår artikel om AB 04 och vad du som beställare behöver veta.
En inköpschef på ett regionalt energibolag beskrev det tydligt: projektet hade ett godkänt budget på 240 miljoner kronor och en tidsplan om 28 månader. Förfrågningsunderlaget var relativt tunt: projekteringsunderlaget var inte klart när upphandlingen startade, och kontraktet var skrivet med fast pris baserat på ett ofullständigt underlag.
Sjutton månader in i projektet hade ÄTA-arbeten uppgått till 38 miljoner kronor. Hälften av dem var direkt hänförliga till brister i projekteringsunderlaget. Resten var materialbyten och anpassningar som uppstod när underlaget visade sig vara ofullständigt i mötet med verkligheten.
”Det var inte att vi hade fel leverantör”, sa inköpschefen. ”Det var att vi satte kontraktsstrukturen fel. Vi tog en budgetrisk vi inte förstod att vi tog.”
Det är ett mönster vi ser upprepat i olika storlekar och sammanhang. Det handlar sällan om att leverantören är oseriös eller att marknaden är ovanligt turbulent. Det handlar om att riskfördelningen i kontraktet inte återspeglar den faktiska riskbilden i projektet.
Byggkostnadsutvecklingen i stort är utanför beställarens kontroll. Men det finns en rad faktorer i den egna upphandlingsprocessen som beställaren kan påverka direkt.
Projekteringsunderlagets kvalitet. Ett välarbetat projekteringsunderlag minskar utrymmet för ÄTA-arbeten. Det kräver att projekteringen är klar, eller att de delar som inte är klara är tydligt definierade som optioner i kontraktet.
Kalkylförutsättningarna i anbudet. Vilka antaganden gör leverantören i sin prissättning? Vilka poster är indexbundna och vilka är fasta? En genomgång av kalkylförutsättningarna ger beställaren en bild av var exponeringen faktiskt ligger.
Ersättningsformens utformning. Som framgick ovan är val av kontraktsform ett aktivt beslut som bör anpassas till projektet och kostnadsläget, inte kopieras från ett tidigare projekt.
Uppföljningsstrukturen under projektet. Kostnadsöverskridanden uppstår sällan som en enda händelse. De byggs upp gradvis, ofta som ett resultat av muntliga beslut, informella beställningar och ändringar som inte dokumenterats korrekt. En tydlig uppföljningsstruktur i AF-delen minskar den risken. Mer om AF-delens roll finns i vår artikel om AB 04 och vad beställare behöver veta.
Timing och marknadskunskap. Tidpunkten för upphandlingen, upphandlingens utformning och val av leverantörskrets påverkar konkurrensnivån och anbudspriserna. En beställare som upphandlar brett, med ett välarbetat underlag och i ett marknadsläge med god konkurrens, får ett annat utgångsläge än en beställare som upphandlar snävt och på ett tunt underlag.
Marknadsanalys inför upphandlingen. Vilka leverantörer är aktiva i marknaden för just det här projektet? Är de välbelagda med andra projekt, eller finns det kapacitet? Hur ser orderingången ut i branschen just nu? Det är frågor som en erfaren inköpskonsult kan besvara och som ger beställaren ett bättre underlag för att fatta beslut om timing, upphandlingsform och leverantörsstrategi.
Byggkostnadsutvecklingen är volatil och i stor utsträckning utanför beställarens kontroll. Men beställarens exponering mot kostnadsrisker bestäms i hög grad av egna beslut: i projekteringsarbetet, i valet av kontraktsform och i upphandlingsstrategin.
Fem saker att ha med sig:
Har ni kommande projekt och vill diskutera hur upphandlingsstrategin bör anpassas till nuvarande kostnadsläge? Hör av er.
Tre faktorer driver kostnadsutvecklingen: materialprisernas volatilitet sedan 2020, ökade lönekostnader till följd av kompetensbrist i branschen, och hållbarhetskrav som ställer nya krav på material och dokumentation. Sammantaget gör det kostnaderna svårare att förutse än tidigare.
Passivt väntande är sällan en strategi. Om projekteringsarbetet inte fortskrider under väntetiden är projektet lika oförberett när beslutet väl tas. Möjligheten att påverka kostnadsexponeringen är som störst i planeringsfasen, den fördelen minskar med varje månad som går utan aktivt förarbete.
Fast pris ger beställaren förutsägbarhet men kräver ett komplett projekteringsunderlag, annars hamnar den odefinierade risken i ÄTA-arbeten. Löpande räkning ger transparens men beställaren bär den fulla kostnadsexponeringen under projektet. Vilket som passar beror på projektets karaktär och hur komplett underlaget är.
En materialprisklausul är ett kontraktsvillkor som gör att priset på ett visst material kan justeras om marknadspriset förändras under projekttiden. Det kan vara ett rimligt sätt att dela risken för extrema prisrörelser, men klausulen måste analyseras noga — beställare som accepterar den utan beräkning kan drabbas av stora oväntade kostnadsökningar.
Direkt och påtagligt. Ett ofullständigt underlag ger inte lägre pris, det ger ÄTA-arbeten. Leverantören prissätter risken för oklarheter, och när projektet är igång uppstår merkostnader för det som inte var definierat. Kvaliteten på projekteringsunderlaget är en av de faktorer beställaren faktiskt kan kontrollera.
De viktigaste åtgärderna är: säkra ett komplett projekteringsunderlag, välj kontraktsform aktivt utifrån projektets riskbild, reglera kostnadsuppföljning och ÄTA-hantering tydligt i AF-delen, och gör en marknadsanalys innan upphandlingen för att bedöma konkurrensläge och leverantörskapacitet.
Inte nödvändigtvis. Välformulerade hållbarhetskrav som planeras in från start kostar i regel mindre än retroaktiva klimatberäkningar och dokumentationskompletteringar för slutbesked. Det är avsaknaden av struktur som kostar, inte hållbarheten i sig.