Naidas styrka ligger i att kombinera juridisk precision med operativ förståelse. I projekt där LOU, LUFS och LUF möter omfattande tekniska krav är det sällan priset som driver framgången, utan förmågan att skapa avtalsmodeller som går att följa i verkligheten. Hon lyfter ofta vikten av tydliga kontrakt, kontroll av leverantörskedjor och att beställaren tar ett aktivt ansvar i produktionen. Detta är väldigt viktigt, inte minst för att undvika kostsamma och långa rättstvister eftersom entreprenadupphandlingar inte sällan överprövas i domstol.
De stora energi- och säkerhetsprojekt hon arbetat med visar tydligt att inköp behöver vara en motor i riskhantering, inte en administrativ funktion. Corecos roll blir att stötta projektorganisationer i att översätta ambitioner till affärsmässiga beslut som håller hela vägen till slutbesiktning.
Vi ställde några frågor om inköp till Naida.
Vilken upphandling i din karriär har varit mest komplex och varför?
Oj, vilken intressant fråga.
Genom åren har det blivit många komplexa, intressanta och utvecklande projekt och rättstvister. Alla unika på sitt sätt. Därför har jag svårt att välja bara ett specifikt projekt.
Rent generellt kan jag väl säga att projekten på Polismyndigheten var väldigt givande dels på grund av verksamhetens natur och syfte, dels på grund av omfattande sekretess på många av de upphandlingar och rättsprövningar som vi genomförde. Att bygga kontor för säkerhetspolisen eller helikopteranläggning samt skjutbanor för polisen var oerhört komplext och krävande, både juridiskt och upphandlingsmässigt. Men extremt utvecklande!
Hur arbetar du för att skapa avtal som håller, även när projektet förändras?
Under alla mina år inom branschen, så har jag aldrig varit med om ett projekt som inte förändras under avtalets gång. För att skapa avtal som håller trots förändringar i projektet är det därför väldigt viktigt att bygga in flexibilitet och tydlighet från början. Det innebär att jag redan från start definierar kärnleveranser och mål för avtalet tydligt, så att alla parter vet vad som är kritiska moment och vad som kan bli föremål för en eventuell justering under resans gång.
Jag ser till att inkludera mekanismer för förändringshantering, exempelvis tydliga processer för hur ändringar ska godkännas och prissättas. Jag ser till att fokus läggs på riskanalyser och scenarier, så att avtalet täcker potentiella förändringar i tidplan, omfattning eller externa faktorer (omvärldsfaktorer, force majeure, mm). Vidare ser jag till att säkerställa transparens och kommunikation genom regelbundna avstämningar och dokumentation, vilket gör att avtalet förblir relevant även när projektet utvecklas. Sist, men inte minst, ser jag till att bygga relationer och förtroende, eftersom ett hållbart avtal inte bara är juridiskt robust utan också praktiskt fungerande för båda parter.
Vad behöver beställare förstå bättre i säkerhetsklassade entreprenader?
Beställare behöver förstå att säkerhetsklassade entreprenader ställer helt andra krav på organisationen än vanliga projekt. Det handlar inte bara om tekniska lösningar, utan om processer, riskhantering och efterlevnad av lagar och regler. Några viktiga områden som man behöver fokusera på är tid och planering. Säkerhetsprövning, behörighetskontroller och godkännanden tar tid och måste byggas in i projektplanen från start.
En annan viktig aspekt som man behöver beakta är informationssäkerhet. Hantering av ritningar, dokument och kommunikation kräver strikt kontroll för att undvika att handlingar kommer i orätta händer. Detta ställer höga krav på kompetens. Beställaren måste se till att entreprenören tillhandahåller personal med rätt säkerhetsklassning och utbildning, vilket påverkar bemanning och kostnad. Utöver det, så måste beställaren vara införstådd med flexibilitet, risker, konsekvenser och avvikelser. Förändringar i projektet kan kräva nya säkerhetsprövningar eller omtag, vilket gör att avtalen måste ha tydliga processer för detta. Brister i säkerhet kan leda till allvarliga juridiska och operativa konsekvenser, så kravställningen måste vara tydlig och följas upp kontinuerligt.
Hur ser du på relationen mellan juridik och samverkan?
Jag ser juridik och samverkan som två kompletterande delar av ett framgångsrikt projekt. Juridiken skapar ramarna och tryggheten – den definierar ansvar, risk och rättigheter. Samverkan handlar om att fylla dessa ramar med förtroende, transparens och gemensamma mål. Jag skulle vilja formulera det såhär:
- Juridiken ger struktur: utan tydliga avtal riskerar projektet att bli rörigt och sårbart vid förändringar.
- Samverkan ger flexibilitet: när parterna har en öppen dialog och löser problem tillsammans blir avtalet ett stöd, inte ett hinder.
Med det sagt, så är det viktigt att komma ihåg att balansen mellan juridik och samverkan är avgörande. Ett starkt avtal utan samverkan leder till konflikter, medan samverkan utan juridik kan skapa osäkerhet. Kombinationen gör att vi kan hantera både förutsägbarhet och förändring.
Vilket råd skulle du ge en projektledare som vill få bättre kontroll genom inköp?
Mitt råd till projektledaren är att se inköp som ett strategiskt verktyg för ett lyckat projekt, inte bara en administrativ process. Genom att arbeta strukturerat med inköp kan projektledaren få bättre kontroll över både kostnad, kvalitet och risk. Projektledaren bör förstå vikten av tidigt engagemang och se till att involvera inköp redan i planeringsfasen för att säkerställa att kravställning och leverantörsval stödjer projektets mål. Hen bör också förstå vikten av att skapa tydliga avtal som är transparenta och som innehåller mekanismer för förändringshantering, så att projektet kan anpassas med bibehållen kontroll. Slutligen bör projektledaren inte underskatta vikten av leverantörssamverkan, riskhantering och uppföljning.
Vi tackar för att vi fick ställa några frågor till dig, Naida.
