Andreas Ingemarsson är Operativ chef på Coreco och har lång erfarenhet av ekonomistyrning i olika typer av byggprojekt. I den här texten delar han med sig av sina erfarenheter. I stora drag: sätt upp en tydlig struktur, följ upp kostnader och framdrift kontinuerligt, jobba med riskhantering och bygg långsiktiga relationer.
TIDIG STRUKTUR
”Få med ekonomistyrningen tidigt i projektet.”
Det är viktigt att tidigt i projektet skapa en struktur för ekonomistyrning och uppföljning som är anpassad till projektets behov och förutsättningar. I samarbete med beställaren och entreprenörerna utvecklar vi på Coreco en nedbrytning av projektbudgeten för att så tidigt som möjligt få kontroll i projektet. Det ger också möjlighet att tidigt kunna identifiera eventuella avvikelser och vid behov kunna ändra prioriteringar i projektet. Arbetet går enklare när vi etablerar en god relation mellan aktörerna. Det är ett givande och tagande. Samtidigt ska du som beställare vara tydlig med vad som skall ingå och inte ingå i kontraktsarbetet. Motsvarande gäller givetvis entreprenörerna i relation till beställaren, leverantörer och underentreprenörer.
FEL PRIS, MEN RÄTT KOSTNAD?
I samverkansentreprenader med löpande räkning som ersättningsform gäller det som beställare att säkerställa att projektet betalar rätt pris för de olika delarna i projektet, såsom material, tjänster, etc. Det handlar även om att totalkostnaden för funktionen, när det är på plats, är rätt. Marknadspriserna har på de flesta material haft större och snabbare förändringar, såväl uppåt som nedåt, under åren 2020–2025 än de hade 10 år dessförinnan. Här är det bra att ha möjlighet att jämföra prisnivåer, liksom rabattstrukturer. Man bör också fundera på vilka kostnader som kan säkras tidigt i projektet för att hantera risken kopplad till kostnader och tillgång. Vi verkar i osäkra tider och det är mycket som talar för att volatiliteten är en ny konstant.
Vad som är rätt kostnad för projektet styrs också av de avtal som tecknats mellan involverade parter. Att avtalen speglar det som ska utföras så rättvisande som möjligt ger en trygghet för såväl beställare som entreprenörer. De fungerar som underlag för den ekonomiska uppföljningen i respektive projekt och behöver kontinuerligt stämmas av av både beställare och entreprenör för att säkerställa att de avtalade villkoren följs.
UTMANINGAR MED KOSTNADSKONTROLL
Struktur är nyckeln till kostnadskontroll, särskilt i storskaliga projekt. I stora projekt med flera delprojekt är en tydlig rapporteringsstruktur och process för ekonomistyrning viktiga för att säkerställa att alla inblandade följer samma arbetssätt. För att hantera den stora mängden fakturor och leverantörer krävs också rätt bemanning för granskning och verifiering. Som tidigare nämnts är det viktigt att starta tidigt i projektet för att ligga i fas. Det är ofta utmanande att komma ikapp om arbetet med uppföljning börjar för sent.
Över tid kan också fler nyckelpersoner bytas ut i ett projekt. Då är det viktigt att saker sitter både i ”systemen och i väggarna”. Om alla kritiska processer är väldokumenterade i rätt typ av systemstöd, kan vi skapa en robust projektorganisation som inte faller med enstaka individer. Det förutsätter såklart att rutinerna de facto följs.
RISKHANTERING MINIMERAR FINANSIELLA ÖVERRASKNINGAR
Det är även viktigt att integrera riskhantering i arbetet genom att kvantifiera och hantera risker både från beställarens och entreprenörens perspektiv. Riskhantering är ett pågående arbete under hela projektet. Vissa risker minskar över tid, medan nya kommer in som inte kunde upptäckas tidigare.
Från kontroll till styrning – Så vänder du en negativ trend
Om ekonomin i ett projekt börjar svaja krävs snabb och strukturerad handling för att undvika att små kostnadsavvikelser eskalerar till stora ekonomiska utmaningar.
Som beställare behöver du inte bara ta kontroll, du måste också visa att du följer upp kostnader och prognoser löpande. Genom att arbeta proaktivt med kostnadsstyrning, kvalitetskontroller och justering av projektorganisationen kan du optimera resurserna och behålla styrfart, även i utmanande lägen. Var disciplinerad och visa att du tar utmaningarna på allvar. Det skapar trygghet i organisationen så att ni har kraft att vända trenden.
Helheten avgör
För att säkra ett lyckat projekt räcker det inte med enbart en väl genomarbetad upphandling eller en tydlig ekonomistyrning. Det är samspelet mellan strukturerad kostnadsuppföljning, riskhantering och affärsmässiga avtal som avgör. Integrera ekonomiperspektivet redan vid kontraktsskrivning, så att du som beställare kan säkerställa att avtalen stödjer en långsiktig och flexibel ekonomistyrning, snarare än att skapa administrativa låsningar.
Att arbeta proaktivt med riskhantering gör det dessutom möjligt att hantera osäkerheter och minimera ekonomiska överraskningar. I ett volatilt marknadsklimat, där kostnader och förutsättningar snabbt förändras, är det viktigare än någonsin att kombinera en tydlig struktur med flexibilitet. Och att säkerställa att både system och människor är rustade för att hålla projektet och projektekonomin på rätt kurs.
Andreas Ingemarsson
andreas.ingemarsson@coreco.se
0703-66 99 24
