När en tänkt investering fortfarande formas är behovet av information stort. Styrelser, styrgrupper och projektägare vill förstå kostnad, tid och risk innan de ger klartecken. Det är så klart full rimligt men problemet uppstår när behovet av tydlighet översätts till krav på detaljer som projektet ännu inte har kunskap att bära.
En kalkyl kan innehålla tusentals rader och ändå vila på ett fåtal osäkra antaganden. Om omfattning, teknisk lösning, marknadsintresse eller ansvarsfördelning fortfarande är öppen ger fler decimaler inte ett säkrare beslut. De kan tvärtom skapa känsla av en precision som ser övertygande ut men som döljer var osäkerheterna finns.
Beslutsvärde före detaljnivå
Ett tidigt underlag bör hjälpa beslutsfattaren att förstå vad som driver utfallet. Vilka antaganden påverkar investeringen mest? Vilka förändringar kan projektet absorbera? Vilka osäkerheter kan hanteras senare och vilka måste reduceras innan nästa steg?
Det kräver att kalkylen kopplas till projektets omfattning, genomförandestrategi och marknad. En kostnadspost för en teknisk installation säger begränsat om den inte samtidigt visar vilken funktion som ska uppnås, när beslutet måste fattas och hur många leverantörer som realistiskt kan leverera. På samma sätt blir en risklista svår att använda om riskerna inte kopplas till ett beslut, en möjlig åtgärd och en ekonomisk konsekvens.
Bra beslutsunderlag prioriterar därför de frågor som kan ändra riktning på projektet. Det kan handla om att jämföra två kapacitetsnivåer, pröva en annan entreprenadindelning eller undersöka om marknaden kan möta den tänkta, i ärlighetens namn ofta ganska optimistiska, tidplanen. Syftet med beslutsunderlaget är inte att beskriva allt utan att vägleda till ett klokt och välgrundat beslut.
Redovisa vad siffrorna bygger på
Tidiga kalkyler behöver alltid innehålla antaganden. Det viktiga är att de redovisas tydligt och konsekvent. Vilken prisnivå används? Vilka mängder är uppskattade? Vad ingår i reserverna? Vilka delar bygger på erfarenhetsvärden och vilka har verifierats genom marknadsdialog?
När antagandena är synlgiggjorda går det också att arbeta med intervall och scenarier. Ett grundscenario kan kompletteras med ett utfall där exempelvis kapaciteten ändras, tillståndet försenas eller en kritisk leverans får längre ledtid. Det ger inte ett exakt svar, men visar hur känsligt projektet är och vilka beslut som behöver skyddas med handlingsalternativ.
Samma tydlighet behövs kring mognadsgrad. Ett belopp baserat på en tidig systemidé ska inte presenteras på samma sätt som en kalkyl baserad på färdig projektering och inhämtade anbud. När beslutsfattaren kan se underlagets mognad blir det lättare att bedöma vilken ekonomisk exponering som är rimlig för den givna investeringen.
Kommersiell kunskap behövs innan upphandlingen
Projektets genomförbarhet avgörs inte enbart av den tekniska lösningen. Den påverkas också av hur ansvar ska fördelas, hur leveranser ska paketeras och vilken kapacitet som finns på marknaden. Därför behöver inköp, projektekonomi och kontraktskompetens bidra redan när alternativen formas.
En tidig leverantörsdialog kan exempelvis visa att en planerad uppdelning ger för många gränssnitt, att ett system har längre ledtid än projektet räknat med eller att riskvillkoren kommer att prissättas högt. Den kunskapen kan vara mer värdefull för beslutet än ytterligare detaljering av en kalkyl som bygger på samma ursprungliga antaganden.
Beslut trots osäkerhet
Ett projekt kan inte vänta tills all osäkerhet är borta. Då skulle få investeringar lämna ritbordet. Uppgiften är i stället att avgöra om osäkerheten är tillräckligt förstådd och om organisationen har förmåga att hantera den efter beslutet.
Det bästa tidiga underlaget är det som visar vad vi vet, vad vi antar och vad som kan få oss att välja en annan väg framåt.
Behöver ni pröva om beslutsunderlaget svarar på rätt frågor? Vi bidrar gärna med ett kommersiellt perspektiv innan projektets viktigaste vägval spikas.
