Signalerna som förekommer konkursen
En konkurs framstår ofta som plötslig, det är ju svårt att göra affärer om man går runt och pratar om en förestående konkurs. Men i praktiken har projektorganisationen många gånger sett tecken långt tidigare, men signalerna är utspridda mellan ekonomi, produktion och inköp. Och att ”sätta ned foten” mitt i en leverans är inte helt okomplicerat rent juridiskt då en utebliven betalning innebär inte nödvändigtvis ett kontraktsbrott.
Årsredovisningen kan vara 18 månader gammal
Kreditbedömningar, bokslut och nyckeltal är viktiga när en leverantör kvalificeras. De ger information om lönsamhet, soliditet, skuldsättning och betalningsförmåga. Men i ett pressat projekt kan ett bolags situation förändras snabbare än den formella rapporteringen.
En årsredovisning beskriver en avslutad period. Den säger mindre om vad som har hänt sedan dess, hur den aktuella orderboken ser ut eller om ett enskilt projekt belastar likviditeten. Därför behöver den ekonomiska kontrollen kompletteras med det som syns i den löpande leveransen.
Förändringar är viktigare än enskilda avvikelser
En försenad faktura, en sen leverans eller ett personalbyte behöver inte betyda att ett företag har allvarliga problem. Men flera förändringar samtidigt bör väcka frågor.
Vanliga signaler kan vara att bemanningen minskar utan en tydlig förklaring, att nyckelpersoner försvinner, att rapporteringen blir sämre eller att leverantören återkommande byter underentreprenörer. Andra tecken kan vara önskemål om tätare betalning, förskott eller ändrade betalningsvillkor. Ett växande antal ändringskrav, reservationer och tvister kan också vara ett uttryck för att leverantören försöker stärka sin likviditet.
På arbetsplatsen kan problemen visa sig genom att material saknas, maskiner försvinner eller att planerade aktiviteter skjuts fram trots att tidigare hinder uppges vara lösta. Varje händelse kan ha en rimlig förklaring men att bevaka mönstret är viktigt för dig som beställare.
Informationen behöver samlas
I många projekt finns flera av signalerna, men hos olika personer. Platsledningen ser bemanningen, projektekonomerna ser fakturor och prognoser och inköp ser förändringar i leverantörsdialogen. Projektledningen ser å sin sida att beslut och handlingar kommer senare än tidigare.
Om observationerna inte samlas skapas ingen gemensam bild. En enkel och återkommande leverantörsgenomgång kan därför vara mer värdefull än ännu en omfattande rapport. För kritiska leverantörer bör ekonomi, inköp och produktion regelbundet bedöma samma frågor. Har leveransförmågan förändrats? Har beteendet förändrats? Finns nya beroenden eller krav som påverkar projektets handlingsutrymme?
Kontrollen bör också omfatta aktuell företagsinformation, registrerade förändringar, inlämnade årsredovisningar och relevanta kreditindikatorer. Informationen behöver bedömas tillsammans med leverantörens faktiska prestation i projektet.
Fråga tidigt och konkret
När den samlade bilden indikerar ett mer allvarligt problem behöver beställaren agera sakligt. Syftet är givetvis inte att anklaga leverantören, utan att förstå om projektets risk har förändrats och se om sitt eget hus.
Frågorna ska vara konkreta. Hur ser bemanningsplanen ut de kommande månaderna? Vilka underleverantörer är kontrakterade? Finns material beställt för kritiska moment? Vilka betalningsvillkor gäller längre ned i kedjan? Vilka aktiviteter riskerar att påverkas om likviditeten försämras?
Leverantörens förmåga och vilja att svara är i sig information. Tydliga underlag och realistiska åtgärder kan återställa förtroendet. Undvikande svar, ständigt ändrade förklaringar eller avsaknad av en trovärdig plan bör leda till tätare uppföljning och en genomgång av beställarens handlingsalternativ.
Beredskap innan läget blir akut
När en konkurs väl är ett faktum blir alternativen färre och inte minst dyrare. Beställaren behöver därför på förhand förstå vilka garantier, säkerheter och rättigheter som finns, vilket material som är betalt och vem som äger det, vilka underleverantörer som är kritiska och hur arbetet kan tas vidare vid ett avbrott.
Det är naivt att tro att vi kan förutse varje konkurs. Men med ett strukturerat arbetssätt kan vi upptäcka en förändrad riskbild tidigt och kunna föra dialog, säkra information och förbereda alternativ. Det kräver både ekonomiska fakta och erfarenheten från dem som gör jobbet.
Ser ni tecken som är svåra att värdera? Vi hjälper gärna till att samla den ekonomiska och operativa bilden och bedöma vilka åtgärder som är proportionerliga i er organisation.
