Under sommaren 2026 avbröts upphandlingen av en extern partner till delar av Sahlgrenska Life efter att ingen av de kvalificerade aktörerna lämnat anbud. I projektets egen information pekade återkopplingen från marknaden på att komplexiteten och omfattningen inte återspeglades i riskfördelningen.
Det är ett ovanligt tydligt exempel, men frågan är relevant i betydligt fler projekt. En affärsform behöver inte bara fördela ansvar på ett logiskt sätt ur beställarens perspektiv. Den måste också vara begriplig, möjlig att prissätta och attraktiv för de aktörer som har kompetens och kapacitet att genomföra uppdraget.
Marknadens svar är information
När konkurrensen blir svag är det lätt att dra slutsatsen att marknaden saknar kapacitet eller intresse. Det kan vara sant. Men utfallet kan också bero på kontraktets storlek, riskfördelningen, tidplanen, kvalificeringskraven eller den kommersiella modellen.
Leverantörer väljer inte bara vilka upphandlingar de kan lämna anbud på. De väljer var de vill använda sin kalkylkapacitet, lämna sina garantier och sina mest erfarna medarbetare. Ett komplicerat anbud som kräver stora resurser behöver därför vägas mot sannolikheten att vinna och möjligheten att genomföra projektet med rimlig lönsamhet.
Ett uteblivet anbud är i det perspektivet ett affärsmässigt beslut. Beställaren behöver förstå vilka delar av upplägget som påverkade beslutet.
Paketeringen formar konkurrensen
Hur ett projekt delas upp avgör vilka företag som kan delta. Ett stort sammanhållet kontrakt kan förenkla beställarens gränssnitt och samla ansvar hos en motpart. Samtidigt begränsas marknaden till aktörer som har tillräcklig omsättning, organisation och riskaptit.
Fler och mindre paket kan öppna för specialister och skapa en bredare konkurrens. Det ger också möjlighet att handla upp kritiska delar vid olika tidpunkter. Men varje nytt paket skapar ett gränssnitt som måste hanteras. Om beställaren delar upp projektet behöver den också ha förmåga att samordna helheten.
Paketeringen är inte en administrativ fråga. Den påverkar konkurrens, ansvar, tidplan och beställarorganisation samtidigt.
Risk som inte går att bedöma blir dyr
Leverantörer kan prissätta många risker, men inte alla. När underlaget är otydligt eller när konsekvensen av en risk är svår att avgränsa uppstår tre vanliga reaktioner: ett högt riskpåslag, omfattande reservationer eller inget anbud.
Beställaren kan frestas att överföra så mycket risk som möjligt för att skapa ekonomisk trygghet. Men en överförd risk är inte automatiskt en hanterad risk. Om leverantören saknar möjlighet att påverka utfallet kommer osäkerheten tillbaka genom priset, genom tvister eller genom problem i leveransen.
En sund riskfördelning innebär inte att beställaren ska behålla allt ansvar. Den innebär att varje risk placeras där den kan påverkas och följas upp, samt att underlaget gör konsekvensen tillräckligt tydlig för att marknaden ska kunna lämna jämförbara anbud.
Marknadsdialog prövar beställarens antaganden
En tidig dialog med marknaden ger möjlighet att testa affären innan de viktigaste valen har låsts. Den kan ge svar på om kontrakten är rimligt dimensionerade, om tidplanen går att genomföra och vilka risker som marknaden har svårt att bedöma.
Dialogen betyder inte att leverantörerna ska bestämma villkoren. Beställaren ansvarar fortfarande för projektets mål, krav och kommersiella avvägningar. Värdet ligger i att få ett bättre beslutsunderlag.
För offentliga beställare behöver dialogen genomföras transparent och likabehandlande. Det går ändå att ställa öppna frågor, presentera preliminära upplägg och få återkoppling från flera aktörer. Den informationen kan vara skillnaden mellan en affär som ser bra ut på papperet och en upphandling som faktiskt får konkurrenskraftiga anbud.
Frågor att ställa sig innan annonsering
Innan affären går ut på marknaden bör beställaren kunna svara på följande:
– Finns det tillräckligt många leverantörer som kan bära kontraktets storlek och krav?
– Går projektets viktigaste risker att förstå och prissätta utifrån underlaget?
– Är kvalificeringskraven relevanta för uppdraget eller begränsar de konkurrensen mer än nödvändigt?
– Ger anbudstiden leverantörerna en realistisk möjlighet att kalkylera och förankra sina åtaganden?
– Har ersättningsformen och avtalsvillkoren en rimlig balans mellan beställarens behov av kontroll och leverantörens möjlighet att genomföra uppdraget?
God konkurrens uppstår inte bara genom att många leverantörer bjuds in. Den bygger på att rätt aktörer kan förstå uppdraget, bedöma riskerna och lämna anbud på jämförbara villkor.
Det kräver kunskap om marknaden, men också mod att kritiskt granska och vid behov ompröva den egna lösningen. Kanske behöver ett kontrakt delas. Kanske behöver ansvarsfördelningen justeras. Kanske behöver mer projektering göras innan upphandlingen eller ersättningsformen ge större utrymme att hantera osäkerheter gemensamt.
Vill ni pröva paketering, riskfördelning eller kommersiella villkor inför en kommande upphandling? Vi bidrar gärna med ett externt perspektiv och erfarenheter från både beställar- och entreprenadsidan.
