”Kritikalitet” följer inte kontraktsvärdet
En mindre leverans kan vara avgörande om den krävs för driftsättning, myndighetsgodkännande eller fortsatt produktion. Ett styrsystem, en transformator, en specialtillverkad komponent eller en installationsentreprenör med unik kompetens kan få en betydelse som vida överstiger inköpsvärdet.
Det gör traditionell uppföljning otillräcklig om den endast utgår från kontraktens storlek. Beställaren behöver även bedöma vilka beroenden som har lång ledtid, få alternativ, hög teknisk komplexitet eller stor påverkan på andra arbeten.
Kartlägg beroendet, inte bara leverantören
Frågan är inte enbart vem som levererar. Beställaren behöver förstå vad projektet är beroende av och vad som händer om leveransen uteblir.
För varje kritiskt beroende bör projektet kunna svara på vilken aktör som faktiskt utför arbetet eller tillverkar produkten, var leveransen befinner sig, vilka gränssnitt den påverkar och vilka alternativ som finns. Det bör också vara tydligt vem som äger relationen och vem som får information när förutsättningarna förändras.
Kartläggningen behöver göras tidigt. När lösningen är projekterad, beställd och inbyggd i andra delar av lösningen kan ett leverantörsbyte vara tekniskt möjligt men kommersiellt och tidsmässigt orealistiskt.
När direkt insyn är motiverad
Huvudleverantören ska normalt styra sina underleverantörer, på motsvarande vis gäller detta givetvis entreprenörer. Om beställaren går förbi avtalsparten i den dagliga styrningen riskerar ansvarsfördelningen att bli otydlig.
Det hindrar inte att beställaren kan behöva direkt insyn i särskilt kritiska delar. Former för detta bör regleras i kontraktet. Det kan handla om att vissa underleverantörer ska namnges eller godkännas, att byten ska anmälas, att beställaren får delta vid uppföljningsmöten eller att status för tillverkning och leverans ska rapporteras enligt en bestämd struktur.
Skillnaden mellan insyn och styrning är viktig. Beställaren behöver information för att skydda helheten, medan huvudleverantören även fortsättningsvis behöver bära sitt kontraktuella ansvar.
Det är komplext att byta
När en leverantör eller entreprenör byts ut påverkas ofta kompetens, kvalitetssäkring, garantier, projekteringsunderlag och gränssnitt. Ett byte kan också innebära att tidigare provningar eller godkännanden behöver göras om.
Därför bör projektet inte enbart fråga om ersättaren uppfyller ett formellt minimikrav. Bedömningen behöver omfatta hur bytet påverkar hela leveransen. Vem tar ansvar för överlämningen? Vilken information riskerar att gå förlorad? Hur påverkas tidplan och systemansvar? Finns det nya kommersiella eller tekniska beroenden?
Gör det osynliga synligt
Beställaren behöver inte ha direktavtal med varje viktig aktör. Men projektet behöver känna till de beroenden som kan stoppa helheten.
Genom att kombinera kontraktsplanen med en karta över kritiska leveranser och underleverantörer blir det möjligt att prioritera uppföljningen. Då kan projektet lägga sin tid där ett avbrott får störst konsekvens, i stället för där kontraktsvärdet råkar vara högst.
Vet ni vilka aktörer som projektets kritiska väg faktiskt vilar på? Vi hjälper gärna till att kartlägga beroenden, gränssnitt och behovet av insyn.
