Magdalena beskriver ofta att strukturen i inköpsarbetet är förutsättningen för att samverkan ska lyckas. Tydliga roller, väl definierade mål och en gemensam bild av kalkyl och risk gör att projekten kan fokusera på lösningar i stället för konflikter.
Hennes arbetssätt präglas av noggrannhet, öppen dialog och förmågan att få alla aktörer att känna sig sedda. I energiprojekt, anläggning och infrastruktur där tekniken är avancerad och riskerna höga blir just dessa egenskaper avgörande för att skapa en robust samverkansmiljö.
Vi ställde några frågor om samverkan till Magdalena.
Vad är en bra samverkan för dig?
En bra samverkan för mig innebär att alla parter arbetar mot samma mål med tydlig kommunikation, öppenhet och förtroende. Det handlar om att dela information, lösa problem tillsammans och alltid sätta projektets bästa före egna intressen. När roller är tydliga, besluten transparenta och dialogen respektfull skapas förutsättningar för ett effektivt och framgångsrikt samverkansprojekt.
En bra samverkan skapar en miljö där alla aktörer känner ansvar för projektets helhet, inte bara sin egen del, och där man gemensamt strävar efter bästa möjliga resultat för projektet – ekonomiskt, tekniskt och kvalitativt.
Vilka misstag ser du ofta i uppstarten av ett samverkansprojekt?
Vanliga misstag i uppstarten av ett samverkansprojekt är att man inte lägger tillräckligt tid på att skapa en gemensam målbild, tydliga förväntningar och klara roller. Ofta är beställarorganisationen inte tillräckligt bemannad eller förberedd, samtidigt som förväntningarna är för höga, vilket skapar obalans redan från start. Dessutom kan kunskapen om samverkansformen vara bristande på båda sidor – något som i sig innebär en risk och lätt leder till att man faller tillbaka i traditionella arbetssätt, vilket påverkar transparens, tillit och det proaktiva samarbetet negativt.
Min erfarenhet från att ha arbetat på båda sidor av bordet är att riskerna visar sig på olika sätt. På beställarsidan handlar det ofta om delvis odefinierade behov, bristande resurser för att hantera den här typen av projekt och avsaknad av en tydlig målbild. På entreprenörssidan har jag sett exempel på mindre mogna eller mindre utvecklade företag som gärna vill ta sig an uppgiften men inte fullt ut förstår vad samverkansmodellen kräver. Vid upphandlings- eller anbudspresentationer lägger de ibland fokus nästan uteslutande på sitt eget företag, istället för på hur vi tillsammans ska hitta lösningar. I vissa fall har sammanhållningen inom företaget också brustit, vilket visar att de inte riktigt förstått frågeställningen eller samverkansformens krav. Mognaden är helt enkelt låg.
Just därför är det så viktigt att utvärderingen sker utifrån flera kriterier och inte enbart priset. För att samverkan ska bli framgångsrik behöver man väga in kompetens, mognad, förståelse för modellen och förmåga att arbeta tillsammans – annars riskerar man att välja en aktör som inte klarar samverkansformen, trots ett attraktivt pris.
Hur jobbar du för att skapa förtroende mellan aktörer?
För att skapa förtroende mellan aktörer i ett samverkansprojekt bör kommunikationen vara tydlig, öppen och regelbunden. Samtidigt behöver man inse att kommunikation inte automatiskt betyder förståelse – olika professioner tolkar saker olika. Därför är det avgörande att aktivt säkerställa att alla verkligen förstår varandra, och att skapa en kultur där man vågar ställa frågor och framföra sina åsikter och farhågor utan rädsla för att bli dömd.
Det bör också finnas en stark respekt för att alla parter bidrar med olika spetskompetenser och erfarenheter. Den förståelsen – att olikheter är en styrka – är central för att bygga ett förtroendefullt samarbete.
Tydlighet i beslut bör vara en självklarhet, eftersom det skapar trygghet och förutsägbarhet. Dessutom behövs en konstruktiv konflikthantering där man tidigt lyfter frågor, pratar om dem öppet och tillsammans söker lösningar.
När kommunikationen är begriplig, besluten tydliga och konflikter hanteras konstruktivt, samtidigt som olikheter respekteras, skapas de bästa förutsättningarna för förtroende och stark sammanhållning mellan aktörerna.
När ska man inte välja samverkan som entreprenadform?
Samverkan bör inte väljas som entreprenadform när projektet är helt förutsägbart, lösningen klar och priset är viktigare än flexibilitet. Om projektets storlek är liten och samverkan istället skulle innebära mer administrativ börda än nytta, är det inte rätt modell.
Det är även olämpligt om beställarsidan saknar resurser eller kompetens för att kunna delta aktivt och lösa problem gemensamt, eller om det saknas entreprenörer med erfarenhet av samverkan och kunskapen om modellen är bristande. I sådana situationer riskerar samverkan att bli ineffektiv och skapa fler problem än mervärde.
Vilken del av inköpsprocessen är mest avgörande för projektets resultat?
Den mest avgörande delen av inköpsprocessen för projektets resultat är behovsanalysen och kravställningen i ett tidigt skede. Rätt definierade mål minskar risken för missförstånd och konflikter, och tidig tydlighet styr vilken entreprenadform som passar, vilka kompetenser som behövs och hur upphandlingen bör utformas. Om behovet är fel definierat spelar det ingen roll hur bra upphandlingen eller samverkansformen är. En stark tidig fas ger en stabilare budget, högre kvalitet och ett smidigare genomförande av projektet.
Utöver detta är det viktigt med en tydlig målbild, rätt kompetenser tidigt, transparens i ekonomi och beslut samt tydliga strukturer för beslutsfattande och konflikthantering. En kommunikationsplan och en tidig risk- och möjlighetsanalys stärker förtroendet mellan parterna och skapar förutsättningar för smidigare genomförande, stabilare budget och bättre kvalitet i projektet.
Tack för att du ville dela dina erfarenheter med oss Magdalena.
